Comment gérer un grand nombre d’équipes dans Microsoft Teams

Microsoft Teams est largement utilisé à travers les entreprises. Cependant, il est parfois difficile de s’y retrouver lorsque l’on est membre de plusieurs équipes.

Voici quelques conseils pour optimiser la gestion des équipes Teams dans lesquelles vous êtes membres.

Trop d’équipes n’est pas un problème

Premièrement, comprenez qu’en commençant à utiliser Microsoft Teams, vous profitez d’une plus grande visibilité sur ce que votre travail implique au quotidien. Logiquement, chaque équipe est un groupe de travail dont vous faites partie et votre contribution à celui-ci est importante.

Par exemple, il peut s’agir d’une collaboration départementale, d’une initiative périodique ou d’un projet d’entreprise. Dans tous les cas, vous avez accès à vos équipes de travail à partir de la liste des équipes affichées.

Réorganisez les équipes en fonction de vos priorités

Faites glisser les noms d’équipes et gardez les équipes prioritaires au haut de votre liste. Par exemple, votre équipe départementale sera toujours au haut de la liste. Alors que d’autres équipes, par exemples, certains projets ou initiatives ponctuelles, peuvent être plus bas dans votre liste d’équipes affichées. De cette façon, même si vous êtes membre de plusieurs équipes, il sera plus facile de gérer vos équipes prioritaires. Bien entendu, l’ordre d’affichage des équipes dans votre liste d’équipes affichées est propre à vous.

Supprimez les équipes qui ne sont plus requises

Plusieurs d’entre nous créent des équipes pour apprendre à utiliser la solution ou pour effectuer des essais. Cependant, nous oublions trop souvent de supprimer ces équipes lorsque l’apprentissage est terminé. Il suffit de les supprimer définitivement. Seuls les Propriétaires peuvent supprimer une équipe Teams. Selon le cas, consultez ou avisez les membres de l’équipe concernée avant de le faire.

Archivage des équipes de projets terminés

Cela s’applique généralement aux équipes orientées projet. Adoptez de bonnes pratiques pour la gestion du cycle de vie de vos équipes de projets. Un projet a un début et une fin. Lorsque celui-ci est terminé, formalisez ce processus en déplaçant par exemple les biens livrables approuvés du projet dans un espace normalisé comme un site SharePoint ou une voute documentaire et procédez ensuite à l’archivage de l’équipe concernée. Une fois archivée, l’équipe n’est plus visible dans la liste des équipes affichées.

Cliquez sur la petite roue (Gérer les équipes) en bas de la liste, sélectionnez l’équipe souhaitée, puis choisissez Archiver l’équipe.

L’archivage rend son contenu en lecture seule ; rien n’est supprimé. En fait, tout le contenu est disponible pour la recherche, l’audit ou eDiscovery. Bien sûr, vous pouvez restaurer à tout moment. Par exemple, lors du redémarrage d’un projet.

Quittez les équipes inactives ou non pertinentes

Vous ne pouvez pas empêcher les gens de vous ajouter aux équipes. Mais si vous êtes ajouté par erreur ou si vous n’avez pas besoin d’être là (peu importe la raison), vous avez le choix de quitter l’équipe.

Cependant, si vous avez quitté une équipe par erreur et que vous êtes vraiment une partie prenante, ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours demander au(x) Propriétaire(s) de vous ajouter à nouveau.

Gardez un œil attentif sur les équipes actives

Il n’est pas requis d’aller voir dans chacune des équipes à tous les jours. Il suffit de garder un œil attentif sur les équipes qui ont des publications non lues – le nom de l’équipe sera en gras (comme pour les courriels non lus).

À quelle fréquence regardez-vous l’application Teams

Réponse simple : Aussi souvent que vous allez à la boîte de réception Outlook !

S’il n’y a pas de notification en attente

Regardez-la à la première heure du matin (juste après Outlook). Ensuite, vérifiez-la minimalement une fois par heure.

S’il y a une notification

Vérifiez la notification le plus tôt possible. Commencez d’abord par les notifications @mentions.

Vous n’êtes pas activement impliqué ? Masquez l’équipe

Idéalement, si vous avez envie de masquer une équipe – requestionnez-vous d’abord – avez-vous vraiment besoin d’en faire partie en premier lieu ? Si non, quittez l’équipe.

Si oui, cela signifie que vous avez un rôle à jouer dans cette équipe. Dans ce cas, pensez à masquer l’équipe seulement si vous n’êtes pas activement impliqué.

En d’autres termes, il est très rare d’avoir un réel besoin de masquer une équipe. Assurez-vous d’avoir une bonne raison de masquer l’équipe. Pensez plutôt à la déplacer vers le bas de la liste des équipes affichées au lieu de la masquer.

Épinglez les canaux où vous êtes activement impliqué

Vous avez beaucoup d’équipes et de nombreux canaux à suivre ? Dans un projet donné, vous devez surveiller le canal Général et uniquement les canaux qui vous sont pertinents ? Pour vous assurer que vous ne manquez aucune activité dans les canaux importants pour vous, épinglez-les. Ceux-ci seront alors affichés dans la nouvelle section Épinglés en haut de la liste.

Surveillez la vue Activité

Les @mentions, les messages non-lus, les réponses, les réactions, etc., s’affichent dans cette vue. Une fois que vous cliquez sur un élément de la vue Activité, le message concerné sera affiché.

Recherche /non-lu

Il s’agit d’une méthode très rapide, nécessitant une navigation minimale. À partir de la barre de recherche au haut de l’application Teams, tapez /non-lu.

Toutes les publications non-lues seront affichées. Lisez-les rapidement et déterminez celles qui nécessitent une réponse/action.

Optimisez les notifications

Personnalisez les notifications Teams séparément pour l’ordinateur et sur votre appareil mobile. Utilisez également les fonctionnalités Assistant de concentration dans Windows (Focus Assist) et dans votre mobile (dépend de l’OS et du modèle). L’objectif est de minimiser les distractions tout en maximisant la réactivité.