L’entreprise Microsoft publiait récemment un « e-book » présentant des histoires à succès en ce qui a trait à la mise en place de leur solution de planification de rencontres « Bookings ». Étant fière partenaire de Microsoft, notre firme a été impliquée dans le déploiement de cette solution pour l’organisme gouvernemental SAAQ qui fait l’objet d’une analyse dans ce « e-book ».

Contexte de la demande

Remettons-nous dans le contexte de la demande initiale de la société gouvernementale. Au printemps 2020, alors que la Covid-19 se déployait au niveau mondial et que les autorités confinaient le peuple, les différentes succursales de la SAAQ fermaient leurs portes. Les employés étaient à la maison et les services usuels n’étaient plus offerts à la population.

Lors de la réouverture des points de service alors que des directives de distanciation étaient imposées par le gouvernement en place, une solution de gestion de l’affluence devenait urgente et essentielle.

Solution répondant à tous les besoins

La SAAQ présentait un important besoin de trouver une solution de planification de rendez-vous fiable pour faire face aux défis supplémentaires qu’apportait la pandémie. Il devenait essentiel de diminuer le temps d’attente des visiteurs à l’intérieur des 115 points de service de la société, afin de diminuer au maximum les risques de contamination.

Puisque les gens n’arrivent maintenant que pour leur rendez-vous et qu’ils rencontrent un employé pratiquement à leur arrivée, cela diminue ainsi le temps d’attente et le nombre de personnes présentes sur les lieux.

Déploiement rapide et efficace

La solution de gestion des rendez-vous « Bookings » de Microsoft est facile à déployer et à utiliser. Elle nous permet de personnaliser l’outil et l’implantation.

Nous avons tout d’abord implanté la solution dans deux des points de service ce qui a permis à l’ensemble de l’organisation de se former sur l’utilisation de cet outil. En seulement deux semaines, 44 points de service étaient reliés à l’application de Microsoft 365 tandis que les 71 autres étaient en ligne durant les trois semaines suivantes. C’est ce que nous pouvons appeler un déploiement à la « Vitesse Grand V »!

Bénéfices à court et à long termes

La SAAQ est très satisfaite de la puissante application mise en place. Elle apporte de nombreux bénéfices pour les organisations. Tout d’abord, il est important de préciser que la fonctionnalité « Bookings » est incluse dans les licences de Microsoft 365. Elle répond aux hauts standards de sécurité et de service des plus grandes entreprises, tout comme ceux des plus petites.

Les usagers reçoivent, suite à la réservation de leur rendez-vous, un courriel de confirmation que les organisations peuvent personnaliser. C’est d’ailleurs ce que la société de l’automobile a fait en rappelant à leurs visiteurs d’apporter leur masque lorsque ce dernier devint obligatoire.

Les visiteurs peuvent maintenant aller sur le site Web de la SAAQ afin de choisir leur point de service et de réserver la plage horaire de leur choix pour passer en succursale. Même les employés de la centrale téléphonique utilisent « Bookings » ce qui centralise la totalité des rendez-vous sur l’outil (et des données par le fait même) et en facilite ainsi la gestion pour l’organisation. Il est possible pour l’usager de reporter ou d’annuler un rendez-vous en ligne ce qui a pour avantage de diminuer les appels à la centrale de même que les personnes ne se présentant pas à leur rendez-vous.

Les utilisateurs apprécient ne pas attendre et être pris en charge rapidement lors de leur arrivée. Fini le temps du coupon à l’entrée pour attendre d’être appelé sur l’écran de la salle d’attente!

En plus de son efficacité des plus remarquables, il s’agit d’un outil convivial pour tous les utilisateurs.

En un mois, 100 000 rendez-vous avaient été gérés par cette solution de prise de rendez-vous à l’entière satisfaction des usagers, des employés et des gestionnaires de la société cliente.

Solution de gestion des rendez-vous par excellence

En voyant la réponse si favorable des usagers et de leur équipe, la SAAQ affirme que la solution « Bookings » sera conservée même lorsque la situation de la Covid-19 sera revenue à la normale. Selon notre client, il s’agit certainement d’un outil qui peut être déployé en quelques jours et sans que ce soit très onéreux.

On aime entendre ces histoires qui nous motivent à trouver des solutions idéales pour nos clients et à leur donner le meilleur de nous-mêmes! Novexe est très heureuse d’avoir participé activement à la mise en oeuvre de cette réalisation novatrice !

Novexe est un acteur important du #ModernWorkplace dans l’écosystème Microsoft 365 et nous prenons plaisir à concrétiser des environnements de travail numériques performants chez nos clients.

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? Pour lire l’article : Consulter le « e-book »pour en apprendre davantage sur le témoignage client de la SAAQ !